گروه‌ها و روند برگزاري همايش صفي‌الدين ارموي با برگزاري جلسات منظم، مشخص شد.
گرچه پيشنهاد برگزاري همايش صفي‌الدين ارموي در سال 1381 توسط گروه موسيقي فرهنگستان هنر داده شد و چندين و چند جلسه براي برگزاري اين همايش قبل از سال 1383 توسط مسؤولان فرهنگستان برگزار شد، اما جلسات منظم شوراي سياستگذاري اجراي همايش بين‌المللي صفي‌الدين ارموي از ابتداي سال 1383برگزار شد.

دكتر ايرج نعيمايي و دكتر بهمن نامور مطلق در ابتداي امر به سمت دبير علمي و دبير كلي اين همايش برگزيده شدند و سپس با مشخص شدن هيئتهاي سياستگذاري، علمي و اجرايي، هر كدام به‌طور جداگانه جلسات خود را دنبال كردند.

با برگزاري منظم جلسات، به‌خصوص جلسات شوراي سياستگذاري، گامها به سوي برگزاري همايش محكم‌تر برداشته شد. مشخص شدن زمان برگزاري همايش (دي ماه 1383) توسط شوراي سياستگذاري، حركت را تندتر كرد. اين شورا در عين حال در حال هماهنگي و رايزني بر جذب حاميان مالي (اسپانسرها)، سفارش توليد قطعه موسيقي مناسب براي همايش،‌ انتخاب و سفارش برگزاري نمايشگاه، هماهنگي براي چاپ آثاري از صفي‌الدين ارموي يا دربارة او و غيره را نيز در دستور كار جلسات خود قرار داد.

تهيه فراخوان اين همايش از مواردي بود كه شوراهاي علمي و سياستگذاري همايش از همان جلسات اول در صدد تنظيم و طراحي آن بودند. متن اين فراخوان در ارديبهشت ماه 1383 تهيه و پس از تصويب نهايي رياست فرهنگستان، به زبانهاي مختلف ترجمه و در سايت فرهنگستان گذاشته شد. علاوه بر اين اين، فراخوان در سه زبان فارسي،‌ انگليسي و عربي در روزنامه‌هاي كثيرالانتشار كشور منتشر شد و به موازات آن براي سفارتخانه‌ها و رايزنيهاي فرهنگي كشورهاي مختلف ارسال شد.

با توجه به مدفن صفي‌الدين ارموي كه در اروميه واقع است، و ابراز تمايل مسؤولان اين استان براي مشاركت در اين همايش، اين استان و اداره كل وزارت ارشاد آذربايجان غربي در صدر فهرست حاميان مالي اين همايش قرار گرفت. در همين زمينه دست‌اندركاران اين همايش، باب مذاكراتي را با بنياد رودكي، جهت شركت اين بنياد در همايش ارموي باز كردند. استقبال سازمان ميراث فرهنگي و جهانگردي و انجمن ايرانشناسي فرانسه نيز حضور سازمانها و نهادهاي بيشتري را در اين جشنواره نويد مي‌داد.

سرانجام در پي اعلام آمادگي آذربايجان غربي براي شركت در اين همايش، تفاهم‌نامه‌اي بين فرهنگستان هنر و استانداري آذربايجان غربي منعقد شد و اين استان ميزبان دو روز از اين همايش شد. در همين راستا تفاهم‌نامه‌هايي هم با بنياد رودكي و انجمن ايرانشناسي فرانسه براي شركت فعال در اين همايش به امضاي طرفين رسيد. انجمن موسيقي ايران نيز از ديگر مشاركت‌كنندگان اين همايش شد.

به اين ترتيب، حضور نمايندگاني از حاميان اين همايش، در جلسات شوراي سياستگذاري همايش تصويب شد و تركيب شوراي سياستگذاري به شرح زير تبديل شد: دكتر بهمن نامور مطلق (دبير كل همايش)، دكتر ايرج نعيمايي (دبير علمي همايش)، محسن زارع (دبير اجرايي همايش)، محبوبه پلنگي (مدير روابط عمومي)، حبيب‌الله درخشاني (مدير هنري)، ژان دورينگ (رئيس انجمن ايرانشناسي فرانسه در ايران)، احد جاوداني (مدير كل وزارت ارشاد اسلامي استان آذربايجان غربي)، مهدي مسعود شاهي (رئيس بنياد رودكي)، اكرم پوراكي (مسؤول روابط بين‌الملل)، علي آيينه‌ساز (مدير تالار وحدت)، احمد صدري (دبير شوراي سياستگذاري)، عليرضا اسماعيلي، دكتر احمديان (رئيس اداره كل پژوهش)، و حميدرضا قرباني (مدير كل پشتيباني).

هيئت علمي همايش نيز با تركيب زير، جلسات خود را تشكيل مي‌داد: دكتر ايرج نعيمايي، علي‌اصغر بياني، مجيد كياني، ژان دورينگ، سيد‌حسام‌الدين سراج و احمد صدري.

در ادامه روند تصميم‌گيريهاي شوراهاي علمي و سياستگذاري، انتشار هشت جلد كتاب در خصوص صفي‌الدين ارموي در دستور كار قرار گرفت؛ زندگينامه صفي‌الدين ارموي، شرح‌الادوار (مجازي)، مجموعه مقالات همايش و شرح‌الادوار (چهار جلد).

سفارش مقالات به برخي محققان نامدار داخلي و خارجي از ديگر برنامه‌هاي برگزاري اين همايش در نظر گرفته شد. همچنين رايزني براي دعوت از هنرمندان و گروههاي موسيقي داخلي و خارجي نيز هم‌زمان با امور ديگر صورت ‌گرفت. سايت فرهنگستان نيز فضايي را طراحي و در اختيار دبيرخانه اين همايش قرار داد تا كليه اخبار و اطلاعات مربوط به اين همايش در آن درج شود.

در ادامه جلسات، روزهاي برگزاري همايش و برنامه‌هاي آن در تهران و اروميه مشخص شد. طبق اين برنامه همايش روز شنبه 26/10/83 از ساعت 10 صبح در تالار وحدت آغاز و تا ساعت 19 بعد از ظهر ادامه خواهد داشت. روز يكشنبه نيز جلسات علمي از ساعت 9 صبح تا 19 بعداز ظهر ادامه خواهد داشت. ميهمانان همايش روزهاي دوشنبه و سه‌شنبه (28 و 29 دي ماه) را به گردش و بازديد از تهران و اروميه خواهند پرداخت. روز چهارشنبه 30 دي ماه آخرين روز همايش در اروميه خواهد بود.لازم به ذكر است به مناسبت برگزاري همايش صفي‌الدين ارموي نمايشگاه “ادوات موسيقي سنتي ايران” از تاريخ 20 دي ماه تا 8 بهمن ماه در مؤسسه فرهنگي ـ هنري صبا برگزار خواهد شد؛ همچنين به همين مناسبت نمايشگاه آثار خوشنويسی صفی الدين ارموی و شاگردان وی در مجتمع فرهنگی - هنری اروميه از تاريخ 25 دی ماه تا 3 بهمن ماه برگزار خواهد شد.

مسؤولان استان آذربايجان غربي با هماهنگي فرهنگستان هنر، كتابخانه مركزي در حال احداث اين استان را به نام صفي‌الدين ارموي نامگذاري كردند و برگزاري نمايشگاههاي خوشنويسي، برنامه‌هاي هنري محلي، اجراهاي موسيقي محلي و سنتي قبل و هنگام همايش در اروميه پيش‌بيني شد. همچنين نامگذاري يك خيابان يا ميدان به نام صفي‌الدين ارموي در شهر اروميه به عهدة استانداري گذاشته شد.

تهيه يك قطعه موسيقي، چاپ تمبر صفي‌الدين ارموي و پيش‌بيني طراحي و ساخت سرديس ارموي براي نصب در اروميه از ديگر بخشهايي بود كه براي اين همايش در نظر گرفته شد.

روند تصميم‌گيري و مراحل اجرايي اين همايش به همين صورت تا روز برگزاري همايش ادامه خواهد داشت تا اين همايش بين‌المللي بتواند درخور پژوهشگر و هنرمند بزرگي چون صفي‌الدين ارموي برگزار شود.

اسامي مسؤولان و دست‌اندركاران اين همايش به شرح زير است:

دبير كل همايش: دكتر بهمن نامور مطلق
دبير علمي همايش: دكتر ايرج نعيمايي
دبير اجرايي همايش: محسن زارع
نماينده شوراي سياستگذاري در اروميه: احد جاوداني (مدير كل ارشاد استان آذربايجان غربي)
مدير روابط عمومي: محبوبه پلنگي
مسؤول روابط بين‌الملل: اكرم پوراكي
دبير شوراي سياستگذاري و هيئت علمي: احمد صدري
عضو هيئت اجرايي:‌ منيره آرامي
برگزاركننده همايش: فرهنگستان هنر جمهوري اسلامي ايران

با همكاري: استانداري و اداره كل وزارت ارشاد آذربايجان غربي، بنياد ايرانشناسي فرانسه در ايران و انجمن موسيقي و بنياد رودكي.