در نخستین نشست تخصصی با موضوع «سازمان‌دهی و توصیف اسناد آرشیوی هنر؛ الگوها و استانداردها»، با حضور رضا فراستی، پژوهشگر برجسته حوزه اسناد، مسائل و چالش‌های مدیریت و سازمان‌دهی اسناد هنری در مراکز آرشیوی، بررسی شد.

در این نشستِ گفت‌وگو که روز دوشنبه، سوم بهمن ۱۴۰۱، برگزار شد، مسائل و چالش‌های آرشیوهای سازمانی و الگوها و استانداردهای سازمان‌دهی و توصیف اسناد آرشیوی هنر، بررسی شد.

در ابتدا، نرگس خانی، مسئول آرشیو و اسناد هنری کتابخانه و مرکز اسناد فرهنگستان هنر، با بیان تاریخچه‌ای اجمالی از شکل‌گیری آرشیو این فرهنگستان، به ایده تشکیل مرکز اسناد هنرهای تجسمی در فرهنگستان هنر اشاره کرد و از فراستی دعوت کرد تا در خصوص الگوها، استانداردها و ضوابط دسته‌بندی و توصیف اسناد و منابع آرشیوی توضیح دهد و از تجارب ارزشمند خود در مطالعات آرشیوی به‌ویژه اسناد هنری بگوید.

فراستی سخن خود را با تعریف آرشیو و وجوه تمایز آن از کتابخانه و موزه آغاز کرد و گفت: آرشیو و کتابخانه و موزه، هر کدام، از نظر ماهیت و کاربرد، تعریف خاص خود را دارند، اما وجوه اشتراک و افتراقی بین این مراکز وجود دارد. وجوه اشتراک همه آنها سه فرایند اصلی فراهم‌آوری و سازمان‌دهی و ارائه خدمات دسترسی یا همان اشاعه و اطلاع‌رسانی است و مهم‌ترین وجه افتراقشان مبانی سازمان‌دهی تخصصی است که هر کدام تابع ضوابط خودند و البته اسناد علاوه بر ضوابط سازمان‌دهی، در اشاعه و اطلاع‌رسانی، مشمول مقررات خاص خود هستند.

از نظر فراستی، هر منبعی مادّه آرشیوی نیست و نباید به‌عنوان سند آرشیوی در مراکز آرشیو یا اسناد نگه‌داری شود. محتوای منابع و اسناد و مدارک تعیین‌کننده ارزش آرشیوی آنهاست و این موضوع توسط شورایی مرکّب از مدیران و کارشناسان سازمان، با انتخاب رئیس سازمان، ارزش‌گذاری و به‌عنوان منبع آرشیوی نگه‌داری می‌شود. این شورا وظیفه ارزش‌گذاری اسناد آرشیوی و تعیین ضوابط نگه‌داری و اطلاع‌رسانی آنها را بر عهده دارد.

این پژوهشگر اسناد و آرشیو، با اشاره به تاریخچه شکل‌گیری آرشیو از زمان مشروطه و آغاز حکومت‌داری و وضع قوانین در ایران، اهمیت اسنادی نظیر مکاتبات یا تصاویر خاص حتی آثار هنری را، به دلیل موضوعیت آنها، در تحلیل رویدادها و نگارش تاریخ دانست و گفت: گاهی یک دست‌خط یا حکم یا پرونده پزشکی تحلیل رویدادهای تاریخی، اجتماعی و سیاسی را تغییر می‌دهد؛ لذا منابع آرشیوی و استانداردهای سازمان‌دهی و توصیف آنها بسیار متفاوت با سایر منابع کتابخانه‌ای است؛ به همین دلیل، در جهان امروز، مدیریت آرشیو و حفاظت و سازمان‌دهی آنها تابع استانداردهای ملی و بین‌المللی است. برای نمونه، آرشیو ملی مسکو و سن‌پترزبورگ استانداردها و ضوابط ویژه خود را دارند.

فراستی در بخش دیگری از سخنان خود با اشاره به تفاوت میان فعالیت آرشیوی و فعالیت کتابداری اظهار کرد: در کتابداری، سازمان‌دهی بر اساس استانداردهای فهرست‌نویسی است، اما سازمان‌دهی اسناد آرشیوی مبتنی بر توصیف است و کارشناس آرشیو، علاوه بر آشنایی با استانداردهای توصیف منابع آرشیوی، باید سیاست‌های سازمانی در فراهم‌آوری و سازمان‌دهی اسناد و موضوع و منشأ اسناد آرشیوی را نیز بداند؛ بر این اساس، سازمان‌دهی و توصیف اسناد تاریخی یا هنری مستلزم آشنایی با تاریخ یا هنر است.

مدیر سابق اطلاع‌رسانی «مؤسسه مطالعات تاریخ معاصر ایران» در خصوص حفظ و نگه‌داری منابع آرشیو و اسناد بیان کرد: در آرشیو، اصل مدارک و اسناد نگه‌داری می‌شود، اما باید از آنها تصویر و نسخه دیجیتال تهیه شود. در گذشته ریزفیلم (میکروفیلم) تهیه می‌شد. همچنین، باید تجهیزات و ابزارهایی کارآمد برای نگه‌داری و حفاظت و مرمت اسناد و منابع آرشیوی پیش‌بینی شود. امروزه، حفظ اسناد و در امان نگه‌داشتن آنها از سرقت، آتش‌سوزی، رطوبت، نور خورشید، آفات و دیگر آسیب‌ها از چالش‌های اصلی مراکز آرشیوی به‌ویژه آرشیو اسناد تاریخی و اسناد هنری است.

در ادامه گفت‌وگو، فراستی به اهمیت رعایت استانداردها در رده‌بندی، توصیف و تحلیل اسناد پرداخت. او با اشاره به برخی استانداردهای رایج برای سازمان‌دهی اسناد آرشیوی، به‌ویژه اسناد مکتوب تاریخی، اسناد هنری و منابع دیداری و شنیداری، نظیر «استاندارد بین‌المللی کتاب‌نامه‌نویسی (International Standard Bibliographical Discription) یا «آی‌اس‌بی‌دی (ISBD)» در سنت انگلوامریکن، و نیز «استاندارد توصیف و دسترسی به منابع (Resource Description and Access) یا «آردی‌ای (RDA)»، پرداخت و افزود: در دهه‌های اخیر، «استاندارد بین‌المللی توصیف آرشیوی (International Standard Archival Description) یا «ایساد (ISAD)» از سوی شورای جهانی آرشیو (ایکا) تدوین شده است. این استاندارد را سازمان اسناد و کتابخانه ملی ترجمه و بومی‌سازی کرده و با عنوان استاندارد توصیف آرشیو ملی از سوی سازمان ملی استاندارد انتشار یافته و مبنایی برای تدوین استانداردهای توصیف آرشیوی در سازمان‌های دولتی و خصوصی فراهم آورده است.

پژوهشگر مؤسسه مطالعات تاریخ معاصر ایران، در ادامه، به ذکر اصل کل‌نگری در آرشیو پرداخت و گفت: مطابق این اصل، اسناد، با توجه به منشأ فراهم‌آوری‌شان، طبق استاندارد سازمان‌دهی، از کل به جز توصیف می‌شوند. هدف از رعایت قواعد کلی استاندارد توصیف آرشیوی شناسایی محتوای منابع آرشیوی برای بازنمایی مناسب و سازمان‌دهی اسناد بر اساس الگوهای ازپیش‌تعیین‌شده، افزایش دسترس‌پذیری، و در نهایت، تسهیل در اشاعه اطلاعات و دسترسی کاربران در چارچوب سیاست‌های سازمان است.

فراستی خاطرنشان کرد: با آنکه امروزه سازمان‌دهی اطلاعات شیءگرا شده است، باید در دریافت اسناد، به ترکیب اولیه و مجموعه‌سازی نخستین آنها توجه کرد.

او با بیان این اصل که در مدیریت و سازمان‌دهی اسناد، دخل و تصرف در مجموعه‌ها و دسته‌بندی موضوعی آنها جایز نیست گفت: گاهی، دست‌کاری در اسناد زمینه تحلیل و فهم آنها را از بین می‌برد؛ تا جایی که این امر در خصوص اسناد ملی جرم محسوب می‌شود؛ لذا تفکیک موضوعی مواد آرشیوی جایز نیست، مگر آنکه از ابتدا هیچ نظمی بر آنها حاکم نباشد. مرمت اسناد نیز تابع ضوابط خاصی است. مرمت و بازسازی برخی اسناد اساساً کاری هنری است و لذا گاهی در شیوه مرمت اختلاف نظر وجود دارد. در مجموع، مرمت باید به نحوی انجام شود که به تغییر محتوا و خطا در تحلیل منجر نشود.

فراستی در پایان حاضران را به مطالعه مجموعه قوانین و مقررات و شیوه‌نامه‌های آرشیوی: قوانین و مقررات اسناد ملی ایران (استانداردها و رهنمودها)، که از سوی انتشارات سازمان اسناد و کتابخانه ملی منتشر شده، و کتاب مقدمه‌ای بر شناخت اسناد تاریخی، نوشته جهانگیر قائم‌مقامی و مهدی محقق، که از سوی انجمن آثار و مفاخر فرهنگی انتشار یافته، و نیز بازدید از وبگاه‌های آرشیو ملی کشورهای بریتانیا و قطر توصیه کرد.

نشست مذکور، که با حضور رئیس و جمعی از مسئولان کتابخانه و مرکز اسناد فرهنگستان هنر همراه بود، با گفت‌وگو در خصوص نرم‌افزارهای آرشیو، به‌ویژه آرشیوهای دیداری و شنیداری در ایران، و پرسش و پاسخ حاضران پایان یافت.